La comunicación es uno de los intangible más preciados por las empresas e instituciones. Es la base de la relación con su clientela, usuarios o ciudadanía. Y esta relación se establece y planifica de forma estratégica en un Plan de Comunicación.
¿Qué es un Plan de Comunicación y para qué sirve?
Un Plan de Comunicación es un documento donde se plasma de forma detallada la estrategia de comunicación que una empresa o institución ha creído conveniente desarrollar para cumplir sus objetivos.
Se trata de un documento de trabajo escrito, ordenado y estructurado que determina unos objetivos y en base a unos condicionantes y a un presupuesto establece las mejores acciones y medios para lograrlos.
El Plan de Comunicación es una guía que nos sirve para no perder el rumbo de nuestra estrategia. Es la biblia que marca cómo debemos actuar. Si eres un profesional o emprendedor y haces tu plan para ejecutarlo tú mismo sobre tu marca personal o PYME, te será muy útil para tener una referencia a la cual recurrir para consultar dudas o para recordar qué planificaste hacer un día y no improvisar.
Y si eres miembro de una agencia o del departamento de comunicación de una organización, este documento detallado servirá para que todos los compañeros que trabajarán ejecutando la estrategia tengan un manual que les permita no desviarse ni un centímetro de aquello que hemos decidido que nos dará resultados positivos si se hace así. Además, se podrá utilizar como memoria que refleje y justifique a los jefes o clientes la comunicación que se llevará a cabo.
¿Qué tipos de planes de comunicación existen?
Toda marca debería tener un Plan de Comunicación global que tome como referencia los objetivos generales de la organización a largo plazo. Este documento sería el que recoge todo tipo de estrategias relacionadas con la comunicación: marketing, relaciones públicas externas, comunicación interna, redes sociales, medios de comunicación, publicidad, etc.
Pero, además, se podrían preparar pequeños Planes de Comunicación destinados a planificar una estrategia concreta, ya sea para definir una campaña puntual con detalle o bien para profundizar en cada aspecto de la comunicación en un Plan específico de entre los que existen. Te presentamos los principales:
- Plan de Marketing. Es el plan de comunicación específico para el departamento de marketing en el que se establecen aspectos como el posicionamiento de los productos, los servicios o la marca en general (branding), su precio, su distribución, los lanzamientos, las ventas, etc.
- Plan Social Media y Marketing Digital. Establece la estrategia de comunicación online: foros, blogs, publicidad en internet, influencers, redes sociales, etc.
- Plan de Contenidos. Es un plan específico para diseñar una estrategia de marketing de contenidos (posts, noticias, revista, vídeos, infografías, ebooks…) y detallar su ejecución (qué se publicará, cuándo, con qué estilo, etc.)
- Plan de crisis. Establece con detalle qué hacer en caso de una crisis de comunicación.
- Plan de medios e influencers. Se centra en los medios de comunicación, en las campañas de relaciones públicas en prensa y en la relación con los bloggers, influencers, youtubers y prescriptores del sector.
¿Quién debe tener uno?
Todas las marcas deben tener un Plan de Comunicación para fijar y establecer las rutinas, protocolos, estrategia y acciones que desarrollará dicha entidad, empresa, emprendedor, institución, etc.
Todo es comunicación, incluso cuando no comunicamos estamos diciendo y demostrando mucho. Por eso, lo recomendable es planificar y pensar con criterio estratégico qué queremos comunicar y cómo y, entonces, plantearlo en el Plan de Comunicación.
¿Por qué contratar una agencia de comunicación externa?
Al contar con la asesoría profesional externa para crear un Plan de Comunicación se garantiza el éxito de las estrategias comunicativas que se planteen, ya que el conocimiento y la experiencia acumulada por una agencia de comunicación y marketing beneficia a cada proyecto.
Un equipo de profesionales analiza tu empresa o institución, tu competencia, conoce las acciones y formas de elaborar los contenidos y mensajes más adecuadas, etc. Así, se plantea una estrategia realmente efectiva y que llegue al público de forma eficaz.
¿Qué apartados hay que tener en cuenta para elaborar un Plan de Comunicación?
El Plan de Comunicación incluye 10 puntos fundamentales: análisis de la situación, objetivos, público, estrategia, mensajes, acciones, calendario, presupuesto, monitorización y revisión y corrección.
Aun así, estos aspectos siempre se pueden adaptar a cada circunstancia. Si crees que debes incluir nuevos puntos para detallar información que quieres que quede expresada, adelante.
– Análisis de la situación. Esta evaluación se realiza considerando los factores internos, externos, situación actual de la empresa o institución y del sector y la competencia. Básicamente consiste en analizar todo lo que impacta positiva o negativamente, directa o indirectamente, en la organización.
– Objetivos. Los objetivos deben ser Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y Temporalizados. Estos criterios se conocen en inglés por sus siglas SMART y son clave para lograr los propósitos que nos llevarán al escenario deseado.
– Público. Identifica cuál es tu público objetivo o target y defínelo con detalle a través del Buyer Persona, un método que nos permite conocer a la audiencia a la que nos queremos dirigir, gracias a analizar sus datos demográficos, socio-económico-laborales, actitud, retos, preocupaciones, comportamiento, etc.
– Estrategias. Decide cuáles son las mejores estrategias mediante el DAFO cruzado, un método que consiste en plantear soluciones a los cuatro aspectos analizados en un DAFO: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.
– Acciones. En este apartado debes plantear las acciones que se desarrollarán a la hora de ejecutar el Plan. Las acciones, con sus técnicas y tácticas, abarcan cualquier actividad relacionada con la comunicación de forma global y transversal: redes sociales, relación con los medios, diseño gráfico, web, eventos…
– Valores y mensajes. En este punto toca establecer cuáles serán los mensajes que nos conviene dar a cada público, según los valores que queremos transmitirles.
– Calendario. Las acciones deben calendarizarse acorde con la temporalización de los objetivos.
– Presupuesto. Es importante reservar una partida presupuestaria para la comunicación y detallarla en este apartado del Plan, para saber con qué recursos cuenta el desarrollo de cada acción.
– Monitorización. ¿Cómo vamos a medir la repercusión y el éxito de cada acción? ¿En qué métricas nos vamos a fijar? ¿Con qué herramientas? Las respuestas a estas preguntas es lo que se incorpora en el Plan para que quede claro cómo se valorará el éxito o no de las acciones.
– Revisión y corrección. En este apartado se establece con qué periodo se hará una revisión del Plan, para comprobar cómo han funcionado las acciones y, en el caso de que sea necesario, proponer cambios en la estrategia.
Ahora tienes las bases para elaborar tu propio Plan de Comunicación en solo 10 pasos, pero, si quieres contar con nosotros para que te ayudemos, no dudes en contactarnos.
